株式会社PR TIMES（東京都港区）が提供するタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、専門家の知見をもとに業務フローをテンプレート化する「有識者監修テンプレート」の提供を3月5日より開始した。第1弾はPRデザイナーの犬飼奈津子氏が監修する「取材対応管理テンプレート」となる。Jootoマガジンで、広報実務での運用方法や設計思想も解説する。
有識者監修テンプレートは、各種実務の最前線で活躍する専門家の実務知見をもとに、仕事の進め方を業務フローとしてテンプレートに落とし込む取り組みだ。第1弾の取材対応管理テンプレートは、取材依頼のヒアリングから社内共有、判断ルートの整理までを一連の流れとして設計し、Jootoに入力した情報をもとに現場向けの取材依頼書を自動生成する仕組みも実装した。PR TIMESは、既存のテンプレートでは標準化が難しかった手順のブラックボックス化や、複数部門をまたぐワークフローでの活用を支援する目的を示している。
Jootoのテンプレートの拡充
Jootoのテンプレートは、タスクの洗い出しやリスト作成をしなくても業務管理を始められる業種・職種ごとの業務フローのひな型として提供してきた。2025年9月に「Jootoタスク管理診断」を公開し、同年12月には「令和5年度日本標準産業分類」の小区分にあわせて409業種・1641テンプレートを追加した結果、累計1741テンプレートへと拡充した。Jootoは2025年8月時点で40万人を超えるユーザーと、有料利用企業2500社の利用があるとしている。
犬飼氏は、取材対応が担当者の経験や属人的な対応に依存しやすい領域だとし、取材依頼のヒアリングから社内共有、判断ルートの整理までの流れを可視化し、「現場がすぐ動ける情報」に絞って設計したとコメントした。犬飼氏は名古屋駅の百貨店「ジェイアール名古屋タカシマヤ」で15年広報を担当し、取材対応実績は1万件以上とされる。
またPR TIMESは、有識者監修テンプレートの展開対象として、人事・営業・経理などの各職種において共通して発生する調整業務や進行管理にも着目し、公開していく計画を示した。取材対応管理テンプレートで扱う「社内外の関係者との調整」や「判断ルートの整理」といったプロセスは、広報業務に限らず多くの職種に共通して発生する業務課題だとしている。
犬飼氏監修で取材対応
取材対応管理テンプレートは、メディアからの取材依頼に対し、ヒアリングすべき情報の整理、社内へ伝達すべき内容の明確化、社内向けの依頼プロセスを一連のフローとして設計した。加えて、Jootoに入力された情報をもとに取材依頼書を自動生成し、現場に必要な情報のみが記載される形をとる。担当者によって記載内容やフォーマットが異なる事象を防ぎ、社内共有プロセスの標準化を支援するとしている。
運用面では、広報実務への適用を想定し、テンプレートの構成意図や各リストの使い分け、取材依頼書の作成プロセスを社内調整フローへ組み込む手順を解説する活用ガイド記事も公開した。さらに2月10日には、犬飼氏が登壇したセミナー「気合いの広報から仕組みの広報へ」を開催し、取材対応の管理手法や体制構築のポイントを講演したという。
提供形態としては、Jooto上で専門家の思考プロセスや判断基準をテンプレートに落とし込む形をとり、広報業務のように調整が複雑な業務でもタスクとして可視化・共有する運用を想定する。取材依頼書の自動生成はJootoへの入力情報をもとに行う設計だ。